¿o cuántas veces hemos borrado un archivo sin querer y no lo hemos podido recuperar?
Por no nombrar cuántas veces nos habrá pasado que cuanto más falta nos hace un ordenador, de repente deja de funcionar o se estropea con la consiguiente pérdida de archivos y nuestro "MICROINFARTO" al no poder recuperarlos.
Son muchas las personas que me han preguntado alguna vez cómo pueden hacer para que sus documentos estén actualizados y poder usarlos y modificarlos desde cualquier parte o usar varios ordenadores. Además, de no tener que hacer copias de seguridad puesto que el uso del "Pendrive" está empezando a quedar cada vez más obsoleto. Es para ello por lo que se usan ciertas aplicaciones que permiten tener almacenamiento en Internet o "la nube" como comúnmente se le llama hoy en día. Entre las ventajas de usar este tipo de recursos, destacan:
- Poder hacer uso de los documentos sincronizados desde cualquier parte, incluso desde dispositivos móviles.
- Mantener los documentos siempre actualizados sin tener que tener un millón de copias y al final no saber dónde tenemos el más actualizado.
- Realización automática de las copias de seguridad sabiendo que en todo momento tenemos nuestros archivos en Internet y que aunque se nos borren de un dispositivo podríamos recuperarlos.
- Control de versiones. Si en algún momento queremos volver a una versión anterior, hay algunas aplicaciones que nos permiten realizar esta vuelta atrás, facilitando un historial de cambios de estos archivos.
- Trabajo colaborativo. Algunas plataformas incluso permiten que varios usuarios estén modificando un archivo simultáneamente.
En primer lugar, yo suelo usar DROPBOX.
Es una aplicación que sirve para sincronizar archivos de tu equipo en Internet. Para mi las mayores ventajas que presenta son:
- Cuando descargas la aplicación, los archivos se sincronizan en una carpeta de tu equipo.
- Se puede usar desde ordenadores o móviles y Dropbox tiene programas de visualización de archivos online con lo que podrían visualizarse (la mayoría de ellos) sin tener que instalar la aplicación.
- Podemos hacer uso de nuestras aplicaciones instaladas para modificar los ficheros (por ejemplo, si nuestro procesador de texto es Microsoft Word y nos gusta el formato que da a nuestros ficheros, no tenemos por qué cambiar y usar otro ya que podemos abrir nuestros archivos sincronizados con este).
- Se puede realizar una sincronización selectiva y solamente elegir las carpetas que te interesen para cada equipo. Para realizar esta sincronización selectiva simplemente bastaría con pulsar dentro de las preferencias de dropbox.
- Sí tiene control de versiones que se puede ver a través de la página web de dropbox pudiendo volver a la versión anterior de cualquiera de los archivos. Para ello solo tendrías que acceder al fichero en cuestión y seleccionar las opciones que aparecen al pulsar en los tres puntos de la derecha del archivo y pulsar en la opción historial de versiones. Aquí os dejo un ejemplo mediante una captura de pantalla.
- El espacio es limitado (yo ahora mismo tengo menos de 8GB) a no ser que compres más espacio.
- Solamente se puede sincronizar una cuenta de Dropbox.
Google DRIVE
Google nos facilita, junto con nuestra cuenta de GMAIL, varias aplicaciones, como por ejemplo Google Fotos, Blogger o Drive. Esta última se considera como un conjunto de aplicaciones y un espacio de almacenamiento que se puede utilizar online o instalar en nuestro dispositivo u ordenador.
Para realizar su instalación nos debemos descargar
Como ventajas principales presenta:
- Dentro de nuestro equipo, podemos sincronizar más de una cuenta de Drive (yo, por ejemplo, tengo dos).
- Junto con la instalación de la aplicación de la sincronización de archivos se instala también las aplicaciones relacionadas con Drive (procesador de textos de Drive, hojas de cálculo...) esto puede ser un inconveniente, según como se mire...
- La ventaja principal de esta aplicación a mi parecer es poder trabajar de forma simultánea desde varias cuentas a la vez. Es decir, si tenemos un documento compartido, puede haber dos personas a la vez editando el documento y aparecerán ambos cambios. Esto solo es posible para los archivos abiertos de manera online desde las aplicaciones de Google.
- la gestión de versiones también es posible desde Google Drive. Pulsando con el botón derecho dentro del archivo que queremos auditar para ver las versiones que hemos modificado del mismo y cuando.
Y como inconvenientes:
- Al abrir un archivo desde la aplicación de drive y modificarlo, si hemos usado una aplicación (por ejemplo, el procesador de textos de Microsoft) diferente a la que viene por defecto en Drive, en el momento abramos el fichero desde Drive se guardará de nuevo con el formato propio del procesador de textos de drive con la consiguiente duplicidad de los archivos y el cambio de formato, pudiendo hacer cambios también en el formato interno de nuestro fichero y que haya ciertos elementos que no se vean correctamente.
- Podemos añadir a nuestra unidad carpetas que nos hayan compartido, pero el método para realizarlo es un poco "complicado" puesto que tenemos que especificar que queremos añadir a nuestra unidad y se sumará el espacio al espacio ocupado.
- El espacio máximo será la suma de nuestros archivos más el espacio que ocupen nuestros correos electrónicos. Siendo un total de 15 GB. Esto es un inconveniente puesto que si recibimos correos con mucho peso y no los borramos podríamos terminar limitando mucho nuestro espacio.
Microsoft OneDrive
Es el que viene por defecto con el sistema operativo de Windows 10 y que cuando inciamos el sistema por primera vez nos dice si queremos hacer una copia de nuestros archivos. También existe un OneDrive para empresas que viene integrado dentro de las aplicaciones de Microsoft Office 365 para trabajar online.
La verdad es que bajo mi punto de vista es al que le falta un poco pulir, ya que cuando lo usaba en la empresa se desincronizaba cada dos por tres y al final dejé de utilizarlo. Supongo que poco a poco mejorará, quizá incluso pudiendo llegar a la altura de los otros dos pero, por ahora, teniendo los anteriores... ¿Para qué queremos otro más?
Como conclusión, he de decir que me parece muy importante hoy en día trabajar de esta manera ya que evitaremos muchos sustos y siempre que queramos tendremos acceso a nuestra información imprescindible. Además también de poder sincronizar esa información entre distintos dispositivos e incluso en el móvil para poder usarla ante una emergencia.
Espero haya sido de utilidad.